Een substantiële werkvoorraad, doorlopende dagelijkse mutaties en ENSIA-druk. Gemeente Hilversum zocht naar grip op het BAG- en WOZ-proces en schakelde Involon in om dit samen gedegen aan te pakken. De focus lag op overzicht, rust en structurele verbetering, met direct merkbaar effect in de dagelijkse praktijk.
De samenwerking startte met een grondige inventarisatie. Samen met Involon-adviseur Jan Thomas bracht de gemeente de organisatie, de werkvoorraad en de risico’s scherp in beeld. “We misten samenhang, waardoor we de onderlinge samenwerking niet optimaal benutten”, vertelt Erik de Boer, coördinator cluster basisregistraties bij de gemeente.
Rust door scherpe prioritering
De eerste stap was structuur aanbrengen. De gemeente koos daarbij voor centrale prioritering. “Medewerkers hoefden daardoor niet langer zelf af te wegen wat eerst moest. Die duidelijke regie bracht rust en maakte gerichte sturing mogelijk, zonder dat het dagelijkse werk stilviel”, licht Bart-Jan Buzeman, senior gegevensbeheerder, toe.
Samenwerken vanuit een gedeelde basis
Naast structuur investeerde de gemeente gericht in kennisdeling en samenwerking. Medewerkers bouwden bredere kennis op in zowel BAG als WOZ. Hierdoor ontstond wederzijds begrip, flexibiliteit en continuïteit. De Boer licht toe dat het team bewust afzag van volledige allroundheid. “Honderd procent allround kan niet. We hebben gekozen voor een basis die iedereen beheerst, met daarboven specialismen.” Die keuze zorgde voor achtervang op cruciale taken en verminderde de kwetsbaarheid van het team.
Meer balans en energie
De veranderingen waren in het begin best spannend. “Collega’s schrokken: dat heb ik nog nooit gedaan,” herinnert Buzeman zich. De BAG- en WOZ-opleidingen van Involon vormden hierin een kantelpunt: “Je kunt niet zeggen ‘ga dit doen’ als mensen niet precies weten wat het inhoudt. Eerst moet de basis kloppen”, licht De Boer toe. Gaandeweg ontdekten medewerkers dat het werk evenwichtiger werd verdeeld en dat nieuwe taken soms juist energie gaven. “Uiteindelijk merkten onze collega’s zelf hoeveel verlichting dit gaf. Voor elke functie hebben we nu een back-up.”
Lucht door loslaten van liggende voorraad
Een doorslaggevende keuze was het scheiden van de liggende voorraad en het nieuwe werk. Door deze onder te brengen in aparte projecten, konden medewerkers zich volledig richten op actuele werkzaamheden. De Boer benadrukt het effect daarvan: “Ze hoefden alleen nog maar het nieuwe werk te doen en konden de ballast achter zich laten. Dat gaf mensen echt lucht.”
Involon-trainees werken werkvoorraad weg
Op deze basis startte het tweede project: het oppakken van ongekoppelde panden door startende Involon-trainees. Zo bracht de gemeente de werkvoorraad terug én deden de Involon-trainees waardevolle praktijkervaring op. Het team werkte met een buddysysteem, waarin Involon-adviseur Casper Jonkers een centrale rol vervulde als begeleider en opleider. “Casper is voor mij echt een vraagbaak,” zegt Buzeman. “Hij begeleidt de trainees, bewaakt de kwaliteit en pakt complexere dossiers op.”
Van rood naar groen
De combinatie van beide projecten zorgde voor meer grip op processen, verbeterde datakwaliteit en meer rust en overzicht binnen het team. De ENSIA-score ging van donkerrood naar heldergroen. De Boer maakt het verschil tastbaar: “Een paar jaar geleden pakte je een object en zat de kans erin dat er iets niet klopte. Nu klopt het. En een mutatie kost nu vijf minuten in plaats van anderhalf uur.”
Van strategisch belang
De ervaring van Gemeente Hilversum laat zien dat duurzame versterking van BAG- en WOZ-beheer begint bij inzicht en structuur. En dat het pas echt werkt wanneer teams dit verbinden met duidelijke keuzes, gedeelde verantwoordelijkheid, opleiding en begeleiding. De Boer: “Die investering raakt niet alleen BAG en WOZ, maar het totale belastingproces. Correcte basisregistraties aan de voorkant voorkomen fouten bij aanslagoplegging en beperken bezwaren verderop in de keten. Een goed ingericht BAG- en WOZ-traject is van strategisch belang voor betrouwbare en efficiënte belastingheffing.”
